IT Excellence – wie geht das? Im wesentlichen geht es darum die IT-Kosten zu reduzieren und die Agilität und Innovationskraft zu stärken. Es geht also um die Optimierung der eingesetzten Ressourcen vor dem Hintergrund des permanenten Kostendrucks verbunden mit den Herausforderungen durch die fortschreitende Digitalisierung. Genau damit beschäftigen sich heute viele IT-Organisationen. Wie kann man die IT-Kosten schnell und nachhaltig senken und dabei die IT-Performance steigern? Sie sagen das geht nicht? Es geht! Anbei finden Sie den Lösungsansatz.
MANAGEMENT COMMITMENT
Absolut notwendig ist das nötige Top Management Commitment. Es werden in der Folge viele Menschen beim Top Management auftauchen und berichten warum das alles so nicht funktioniert. Sie als Top Manager müssen hier kühlen Kopf behalten. Das gehört mit zum Change Management und der zugehörigen Kurve des Veränderungsprozesses. Alle, Manager wie Mitarbeiter, werden diese Kurve durchlaufen. Es wird das Tal der Tränen geben bevor die Chancen gesehen werden und wieder Ruhe in die Mannschaft einkehrt. Das ist bei jedem Projekt so. Beim Umbau der IT ist dieser Schmerz besonders groß. Also durchhalten!
SAVINGS-TYPEN
Anbei ein kurzer Ausflug zu den verschiedenen Savings-Typen. Die Trennung ist nicht immer ganz scharf, gibt aber dennoch einen Hinweis auf die verschiedenen Handlungsfelder.
- Kostenreduktion in Relation zur Vorperiode
- Budget Einsparungen
- Einsparungen durch technische Spezifikationsänderungen (z.B. durch die IT-Architektur)
- Einsparungen durch Prozessverbesserungen
- Kosten Vermeidung
- Verhandlungserfolge
- Savings durch allgemeine Marktentwicklung (die der Einkauf nicht zu verantworten hat)
HANDLUNGSFELDER FESTLEGEN
QUICK WINS IDENTIFIZIEREN UND ALS SOFORTMASSNAHMEN UMSETZE
Dies ist wichtig wichtig für die Akzeptanz des Projektes!
- Große Verträge (Dienstleister, Telekommunikation, Lizenzen,…) durchforsten
- IT-Architektur optimieren
- Fette, teure, manuelle Prozesse digitalisieren
IT-STRATEGIE AN DER UNTERNEHMENSSTRATEGIE AUSRICHTEN
- Digitalisierung fest mit einplanen
- Betrieb sicherstellen, aber Business mit agilen, innovativen Lösungen überraschen (Bi-Modale IT)
IT-ORGANISATION OPTIMIEREN
- Gibt es Handlungsfelder in der Organisation mit Optimierungsbedarf?
- Sparten- & Prozessorientierung
- Überlegungen zu neuen Organisationsformen wie DevOps
- Neue Arbeitswelten (Collaborativ statt Silo)
- Innovation Hub etablieren mit dem Ziel das Business mit agilen und innovativen Lösungen zu überraschen (Business Allignment, sorgt für Akzeptanz der IT)
IT-SOURCING
- Lizenzmanagement
- Vertragsmanagement
- Einkaufsoptimierung
GOVERNANCE, RISC, COMPLIANCE (GRC)
- IT-Controlling etablieren / optimieren
- KPIs für Performancemessung (Benchmarking, ITIL, COBIT5)
- Risikomanagement
- Compliance Management
IT-ARCHITEKTUR / IT-INFRASTRUKTUR / IT-OPERATIONS
- Welche Verfügbarkeiten werden wirklich benötigt?
- Gibt es andere billigere Möglichkeiten die Anforderungen bei nahezu gleicher Qualität anzubieten?
- Continuity Management
- Virtualisierung & Container (z.B. docker)
- Anything as a Service (XaaS) – Mietmodelle statt Kauf/Betrieb und Lizenzerwerb
- Infrastructure as a Service (IaaS) z.B. Amazon Web Services
- Platform as a Service (PaaS) z.B. SAP HANA Cloud Plattform
- Software as a Service (SaaS) z.B. Microsoft Office 365
- Insourcing / Outsourcing / Near- & Offshoring / Make- or Buy Entscheidung
MASSNAHMEN CONTROLLING MIT DEM 5-STUFIGEN HÄRTEGRAD MODELL
Hierzu eignet sich das Härtegrad-Modell, das man vielleicht aus dem strategischen Einkauf her kennt. Hiermit lassen sich die einzelnen Maßnahmen hervorragend planen, steuern, messen sowie ein Forecast auf die Projektentwicklung abgeben. Ziel bei der Kommunikation muss es sein möglichst viele Gewinner zu produzieren. Nicht nur der Projektleiter sonder auch all die die sich zu den Einsparungen verpflichtet haben müssen ins Rampenlicht. Das sorgt für die entsprechende Akzeptanz der Maßnahmen.
Die Härtegrad-Systematik unterscheidet folgende Härtegrade:
- Härtegrad 1: Idee für geplante Maßnahmen bzw. Einsparungen definieren
- Härtegrad 2: Freigeben zur Umsetzung
- Härtegrad 3: Konkrete Durchführung
- Härtegrad 4: Maßnahme umgesetzt bzw. abgeschlossen. Einsparungen sind quantifiziert
- Härtegrad 5: Erfolge sind ergebniswirksam
FAZIT
Neben der Jagd nach den Kosten- und Komplexitätstreibern in der IT ist es für die Akzeptanz im Business extrem wichtig die entsprechende Kundenorientierung verbunden mit einer innovativen und agilen Projektumsetzung realisiert zu bekommen. Die Anforderungen des Business insbesondere vor dem Hintergrund des Digitalen Wandels müssen unbedingt erfüllt werden. Hierbei helfen Methoden wie SCRUM, Bi-Modale IT und Innovation-Hubs. Die oben aufgeführten Savings-Maßnahmen sorgen dafür, das das nötige Budget für diese Änderungen und Innovationen zur Verfügung steht.
INTERESSANTE LINKS
Info zur Unterscheidung der Savings-Typen
http://www.orpheus-it.com/de/blog/einkaufscontrolling/172-die-6-savings-typen
Info zum Härtegradmodell des Maßnahmencontrollings
http://www.initiative-tracker.com/module/haertegrad-strategischer-einkauf
FEEDBACK
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m@nullmuthig.it
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